Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle

Informationspflicht zur Verarbeitung im Bewerbungsverfahren nach Art. 13 DSGVO

Wir, die Exeltis Deutschland GmbH, nehmen den Schutz Deiner personen-bezogenen Daten sehr ernst. Wir informieren dich nachfolgend gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über die Verarbeitung deiner Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens.

Zusammenfassung: Wir nutzen Deine Daten ausschließlich zum Zweck der Bewerbung.

Im Verlauf der Bewerbung gibt es klare Rechte zur Einsicht: Ausschließlich die Sachbearbeiter und die Entscheider über die Einstellung sehen deine Bewerbungs-unterlagen.

Eine Weitergabe deiner Bewerbung, bspw. für weitere Stellenangebote in unserem Unternehmen erfolgt nur mit deiner Einwilligung. Eine Aufnahme in unseren Bewerberpool für die Besetzung zukünftiger Stellen erfolgt ebenfalls nur nach deiner Einwilligung. Bei Nichteinstellung löschen wir deine Daten nach sechs Monaten. Bei Einstellung übernehmen wir relevante Daten in deine Personalakte.

Verantwortlicher für die Verarbeitung deiner persönlichen Daten

Verantwortlicher für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung deiner persönlichen Daten ist, soweit keine abweichenden vertraglichen Vereinbarungen getroffen worden sind, die Exeltis Deutschland GmbH, Adalperostraße 84, 85737 Ismaning

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Durch deine Bewerbung erhalten wir Informationen (sowohl in Papierformat als auch in digitaler Form). Es handelst sich um die Daten, die du uns im Zuge deiner Bewerbung mitteilst. Das sind alle Daten, die du uns übermittelst (z.B. Name, Anschrift, Geburtsdatum, Angaben zur Schul- und Berufsausbildung, Fort- und Weiterbildung und zur Qualifikation, Zeugnisse). Wenn du dich über die Karriereseite unseres Unternehmens bewirbst, werden deine Bewerbungs-unterlagen und personenbezogenen Daten zunächst über die dortige Eingabe-maske abgefragt und erfasst. Anschließend werden diese Daten sicher in unser Bewerbermanagement Tool Personio überführt und dort im Rahmen des Auswahl- und Verwaltungsprozesses gespeichert und verarbeitet.

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungs-verfahrens. Dies umfasst:

die Sichtung und Prüfung deiner Bewerbungsunterlagen,
die Kommunikation mit dir im Rahmen des Bewerbungsprozesses,
die Weitergabe deiner Bewerbung an interne Fachverantwortliche (z. B. Abteilungsleiter/in), Prüfung deiner Qualifikationen und Eignung
die Dokumentation der Entscheidung sowie ggf. die Kontaktaufnahme zur Aufnahme in den Bewerberpool.
Erstellung und Verwaltung von Vertragsangeboten,

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Beschäftigungs-verhältnisses). Sollte es zu einer Einstellung kommen, werden Ihre Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO weiterverarbeitet. Falls du in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchtest, erfolgt dies auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung oder ein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Beim Besuch unserer Karriereseite und der Nutzung des Bewerberportals werden technisch notwendige Zugriffsdaten (sog. Server-Logs) temporär gespeichert. Diese umfassen u.a. IP-Adresse, Browsertyp und -version, Betriebssystem, Zeitpunkt des Zugriffs sowie die Information, wie du auf unsere Seite aufmerksam geworden bist.

Es werden ausschließlich technisch notwendige bzw. funktionale Cookies gesetzt, beispielsweise zur Sprachsteuerung oder zur Optimierung des technischen Ablaufs. Die Deaktivierung von Cookies kann die Funktion des Portals ein-schränken.

Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Personio findest du unter: https://www.personio.com/legal-notice/

Übermittlung deiner persönlichen Informationen

Deine Daten werden nicht an externe Stellen übermittelt. Innerhalb unseres Unternehmens erhalten ausschließlich die Personen Zugriff auf deine Daten, die an der Entscheidungsfindung beteiligt sind (z. B. Personalabteilung, zuständige Führungskraft, Betriebsrat).

Deine Bewerbungsdaten werden nach Eingabe auf unserer Karriereseite sicher in das Bewerbermanagementsystem Personio überführt und dort gespeichert. Betreiber dieser Software ist:

Personio SE & Co.KG, Seidlstraße 3, 80335 München

Personio agiert als unser Auftragsverarbeiter im sinne des Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung deiner Daten an sonstige Dritte erfolgt nur, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht, oder eine entsprechende Einwilligung deinerseits vorliegt.

Wir geben deine Daten nicht an Dritte weiter und beabsichtigen keine Übermittlung in Drittstaaten.

Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir (trotz Einstellung der Server in Deutschland) nicht ausschließen, dass ggf. eine Datenübermittlung an ein Drittland stattfindet.

Für Datenübermittlung in die USA gilt: Seit Juli 2023 existiert ein Angemessen-heitsbeschluss der EU-Kommission (Data Privacy Framework), welches die USA als ein Drittland mit einem der EU vergleichbaren Datenschutzniveau ausweist. Der Angemessenheitsbeschluss kann nunmehr als Grundlage für Datenübermittlungen an zertifizierte Organisationen in den USA dienen.

Ausweislich der vom US Department of Commerce veröffentlichten Liste der zertifizierten Unternehmen, ist die Microsoft Corporation als zertifiziertes Unternehmen gelistet.

Dauer der Speicherung

Bei Absage werden deine personenbezogenen Daten spätestens nach 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht. Die sechsmonatige Aufbewahrung dient dem Zweck der Nachweisbarkeit der Einhaltung des AGG. Die Löschung erfolgt mit Hilfe technischer Löschprozesse in Personio und einem hinterlegten Berechtigungskonzept.

Bei Aufnahme in den Bewerberpool speichern wir deine Daten für maximal 12 Monate. Die Aufnahme erfolgt nur auf Grundlage deiner Einwilligung, die du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kannst.

Falls ein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, werden die dafür notwendigen Bewerbungsdaten in die Personalakte überführt.

Deine Datenschutzrechte

Du hast das Recht:

auf Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO),
auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO),
auf Widerruf Ihrer Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, falls erteilt),
sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Widerruf

Erfolgt die Verarbeitung aufgrund von Einwilligungen, hast du jederzeit die Möglichkeit, der Nutzung deiner Daten für interne Zwecke mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Hierzu genügt es, eine entsprechende E-Mail an datenschutz@exeltis.com senden. Selbstverständlich hast du die Möglichkeit, deinen Widerruf schriftlich auf postalischem Weg an die beim Verantwortlichen genannten Adresse zu richten.

Beschwerden über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten

Solltest du Bedenken oder eine Frage zu der Verarbeitung deiner personen-bezogenen Daten und Informationen haben, kannst du dich an die Personal-abteilung wenden. Du kannst dich aber auch unter den nachstehenden Kontaktdaten an den Datenschutzbeauftragten oder an eine Aufsichtsbehörde für den Datenschutz wenden.

Unser Datenschutzbeauftragter:

Datenschutzkanzlei Lenz GmbH & Co. KG

Sven Lenz

Bahnhofstraße 50, D-87435 Kempten

Telefon: +49 831 930653-00

Bei Fragen zum Datenschutz oder weiteren datenschutzrechtlichen Anliegen kannst du gerne eine E-Mail an das Datenschutz-Team senden: datenschutz@exeltis.com

Die Anschrift der für uns zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)

Promenade 27, 91522 Ansbach, Deutschland

Telefon: +49 981 53-1300, Telefax: +49 981 53-981300

Das Beschwerdeformular kannst du über folgenden Link öffnen:

https://www.lda.bayern.de/de/beschwerde.html

Änderung unserer Datenschutzhinweise

Wir behalten uns vor, unsere Datenschutzhinweise kurzfristig anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entsprechen.

Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite

Allgemeines

Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com

Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)

Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Fehlerprotokolle („Error-Logs“)

Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.

Einsatz von Cookies

Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.

Betroffenenrechte

Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).

Abschließende Bestimmungen

Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.